Внутренний комментарий сотрудника
В заданиях внутри отделов множество согласований. Приходилось вести их за пределами платформы в экселе.
Ранее сотрудники не могли оставлять внутренние комментарии внутри задания, что усложняло обмен важной информацией и координацию между участниками процесса.
Как стало:
Теперь у сотрудников появилась возможность добавлять внутренние комментарии к заданиям. Это улучшает коммуникацию внутри команды, позволяя эффективнее делиться важными деталями и заметками.
Внутренний комментарий виден только сотрудникам компании и не виден исполнителям.
Изменения по внутреннему комментарию отображаются в истории изменения задания.
Можно вывести внутренний комментарий в списке заданий. Изменить внутренний комментарий можно через api или загрузку реестра
Ценность:
- Улучшение командной работы и взаимодействия.
- Снижение риска недоразумений и ошибок, связанных с нехваткой информации.
- Легче различить в списке разные задания одного исполнителя
- Согласования между отделами в том числе с применением реестра или API
Название задания и вывод подробного описания услуги в списке заданий
- Сложно идентифицировать два задания одного исполнителя между собой в списке.
- Не понимаю какой из актов по заданию к чему относится.
- Хочу быстро понимать в каком задании какие детальные услуги предоставляет исполнитель.
- У заданий не было названий.
- Названия заданий и актов не всегда совпадали или были неинформативными, что затрудняло поиск заданий и привязку их к актам.
- В списке заданий не было возможности быстро просмотреть подробное описание услуги, что требовало перехода к карточке задания и дополнительного времени на выяснение деталей.
Появилось необязательное поле Название у задания, оно выводится в списке заданий. Название задания используется в названии акта при его создании.
К услугам в списке Заданий так же выводится комментарий по наведению.
Ценность:
- Проще отличать задания в списке заданий
- Меньше времени тратиться на понимание к какому заданию относится акт
Понятные ошибки при смене статуса
При смене статуса заданий далеко не все действия применимы
Ошибки, возникающие при смене статуса задания, были неинформативными, что усложняло процесс работы и требовало дополнительных усилий для устранения ошибок.
- Что поменяли
- Теперь при смене статуса задания отображаются понятные сообщения об ошибках, что позволяет пользователям быстрее и легче исправлять возникшие проблемы.
- Показываем количество и перечисляем задания для которых действие выполнено.
- Показываем количество заданий, для которых действие не выполнено
Ценность:
- Проще подключать новых сотрудников к работе
- В нестандартных ситуациях понятно что делать
Табы по статусам (В работе, Черновики, Выполнено, Архив)
Как сотрудник компании я бы не хотел видеть в списке не актуальные для меня статусы, например архивные или черновики.
Раннее для этого в фильтрах нужно было выбрать нужные статусы заданий
Теперь добавлены удобные табы "В работе", "Черновики", "Выполнено", "Архив", что позволяет легко переключаться между заданиями с разными статусами.
Ценность:
- Упрощение навигации по заданиям.
- Повышение эффективности управления задачами, снижение временных затрат.
Дополнительные переходы между статусами
С заданиями работать сложно, нужно запоминать из какого статуса в какой есть переход.
Сотрудник компании не может перевести задание в нужный статус из любого другого, переходы между статусами происходят по сложной жёсткой схеме, любое неверное действие приводит к ошибке
Добавили возможность вернуть задание в работу из архивных статусов и статуса Выполнено (если нет акта) для процессов с отметкой о начале работы. Уточнить какой у вас процесс и перейти на нужный можно через вашего менеджера.
Из статусов Принято исполнителем, Автоматически принято, В работе, Получен отчёт — переходы в статусы Завершено и возможность сразу выставить акт
Ценность:
- Меньше кликов при создании акта
- Возможность вернуть архивное задание в работу и внести правки
- Задания проще внедрять в своей компании
- Проще обучить нового сотрудника
Автоматическое принятие заданий
При работе с заданиями требуются определенные усилия, чтобы исполнитель подтвердил задание со своей стороны, что замедляет процесс документооборота и выплаты. Сотрудникам компаний приходится лично просить каждого исполнителя принять задания.
Ранее исполнители должны были вручную принимать каждое задание, что приводило к задержкам и увеличивало временные затраты на выполнение задач. Клиенты часто выражали желание автоматизировать этот процесс, однако законодательные ограничения требовали явного акцепта условий со стороны исполнителя и заказчика.
При первом принятии задания исполнителем Консоль предлагает зафиксировать условия с его стороны:
- общую стоимость услуг
- локацию +20 км
- категории услуг
- заказчик
- срок выполнения
При следующем назначении задания Консоль будет иметь условия от Заказчика и Исполнителя и может автоматически сопоставить их и принять задание автоматически.
Стороны получат уведомление о принятом задании, а исполнитель получает возможность отказаться от задания в любой момент.
Исполнитель может увидеть свои условия автопринятия (оферту) и удалить, если они больше не актуальны
Ценность:
- Ускорение процесса принятия заданий: Сокращение времени, необходимого для выполнения операций, приводит к более быстрому документообороту и выплатам.
- Повышение эффективности операций: Автоматизация принятия заданий позволяет снизить нагрузку на исполнителей и менеджеров, улучшая управление ресурсами.
- Оптимизация рабочего процесса: Новая функциональность обеспечивает более плавное и быстрое выполнение задач, что позитивно сказывается на удовлетворенности клиентов и общей продуктивности команды.
Это решение позволяет решить проблему низкой конверсии и ускорить бизнес-процессы, что в итоге положительно влияет на всю цепочку документооборота и финансовых операций.
Автоматическое принятие заданий включается по запросу вашему менеджеру.