Внутренний комментарий сотрудника

Контекст

В заданиях внутри отделов множество согласований. Приходилось вести их за пределами платформы в экселе.

Как было

Ранее сотрудники не могли оставлять внутренние комментарии внутри задания, что усложняло обмен важной информацией и координацию между участниками процесса.

Что поменяли

Как стало:

Теперь у сотрудников появилась возможность добавлять внутренние комментарии к заданиям. Это улучшает коммуникацию внутри команды, позволяя эффективнее делиться важными деталями и заметками.

Внутренний комментарий виден только сотрудникам компании и не виден исполнителям.

Изменения по внутреннему комментарию отображаются в истории изменения задания.

Можно вывести внутренний комментарий в списке заданий. Изменить внутренний комментарий можно через api или загрузку реестра

Ценность:

• Улучшение командной работы и взаимодействия.
• Снижение риска недоразумений и ошибок, связанных с нехваткой информации.
• Легче различить в списке разные задания одного исполнителя
• Согласования между отделами в том числе с применением реестра или API

Название задания и вывод подробного описания услуги в списке заданий

Контекст

• Сложно идентифицировать два задания одного исполнителя между собой в списке.
• Не понимаю какой из актов по заданию к чему относится.
• Хочу быстро понимать в каком задании какие детальные услуги предоставляет исполнитель.

Как было

• У заданий не было названий.
• Названия заданий и актов не всегда совпадали или были неинформативными, что затрудняло поиск заданий и привязку их к актам.
• В списке заданий не было возможности быстро просмотреть подробное описание услуги, что требовало перехода к карточке задания и дополнительного времени на выяснение деталей.

Что поменяли

Появилось необязательное поле Название у задания, оно выводится в списке заданий. Название задания используется в названии акта при его создании.

К услугам в списке Заданий так же выводится комментарий по наведению.

Ценность:

• Проще отличать задания в списке заданий
• Меньше времени тратиться на понимание к какому заданию относится акт

Понятные ошибки при смене статуса

Контекст

При смене статуса заданий далеко не все действия применимы

Как было

Ошибки, возникающие при смене статуса задания, были неинформативными, что усложняло процесс работы и требовало дополнительных усилий для устранения ошибок.

• Что поменяли
• Теперь при смене статуса задания отображаются понятные сообщения об ошибках, что позволяет пользователям быстрее и легче исправлять возникшие проблемы.
• Показываем количество и перечисляем задания для которых действие выполнено.
• Показываем количество заданий, для которых действие не выполнено

Ценность:

• Проще подключать новых сотрудников к работе
• В нестандартных ситуациях понятно что делать

Табы по статусам (В работе, Черновики, Выполнено, Архив)

Контекст

Как сотрудник компании я бы не хотел видеть в списке не актуальные для меня статусы, например архивные или черновики.

Как было

Раннее для этого в фильтрах нужно было выбрать нужные статусы заданий

Что поменяли

Теперь добавлены удобные табы "В работе", "Черновики", "Выполнено", "Архив", что позволяет легко переключаться между заданиями с разными статусами.

Ценность:

• Упрощение навигации по заданиям.
• Повышение эффективности управления задачами, снижение временных затрат.

Дополнительные переходы между статусами

Контекст

С заданиями работать сложно, нужно запоминать из какого статуса в какой есть переход.

Как было

Сотрудник компании не может перевести задание в нужный статус из любого другого, переходы между статусами происходят по сложной жёсткой схеме, любое неверное действие приводит к ошибке

Что поменяли

Добавили возможность вернуть задание в работу из архивных статусов и статуса Выполнено (если нет акта) для процессов с отметкой о начале работы. Уточнить какой у вас процесс и перейти на нужный можно через вашего менеджера.

Из статусов Принято исполнителем, Автоматически принято, В работе, Получен отчёт — переходы в статусы Завершено и возможность сразу выставить акт

Ценность:

• Меньше кликов при создании акта
• Возможность вернуть архивное задание в работу и внести правки
• Задания проще внедрять в своей компании
• Проще обучить нового сотрудника

Автоматическое принятие заданий

Контекст

При работе с заданиями требуются определенные усилия, чтобы исполнитель подтвердил задание со своей стороны, что замедляет процесс документооборота и выплаты. Сотрудникам компаний приходится лично просить каждого исполнителя принять задания.

Как было

Ранее исполнители должны были вручную принимать каждое задание, что приводило к задержкам и увеличивало временные затраты на выполнение задач. Клиенты часто выражали желание автоматизировать этот процесс, однако законодательные ограничения требовали явного акцепта условий со стороны исполнителя и заказчика.

Что поменяли

При первом принятии задания исполнителем Консоль предлагает зафиксировать условия с его стороны:

• общую стоимость услуг
• локацию +20 км
• категории услуг
• заказчик
• срок выполнения

При следующем назначении задания Консоль будет иметь условия от Заказчика и Исполнителя и может автоматически сопоставить их и принять задание автоматически.

Стороны получат уведомление о принятом задании, а исполнитель получает возможность отказаться от задания в любой момент.

Исполнитель может увидеть свои условия автопринятия (оферту) и удалить, если они больше не актуальны

Ценность:

• Ускорение процесса принятия заданий: Сокращение времени, необходимого для выполнения операций, приводит к более быстрому документообороту и выплатам.
• Повышение эффективности операций: Автоматизация принятия заданий позволяет снизить нагрузку на исполнителей и менеджеров, улучшая управление ресурсами.
• Оптимизация рабочего процесса: Новая функциональность обеспечивает более плавное и быстрое выполнение задач, что позитивно сказывается на удовлетворенности клиентов и общей продуктивности команды.

Это решение позволяет решить проблему низкой конверсии и ускорить бизнес-процессы, что в итоге положительно влияет на всю цепочку документооборота и финансовых операций.

Автоматическое принятие заданий включается по запросу вашему менеджеру.