- Обзор раздела «Договоры и документы»
- Способы создания договоров и документов
- Создание документов на основе реестра
- Создание документов из pdf-файла
- Массовое создание через раздел «Договоры и документы»
- Единичное создание договора или документа
- Как создать новый договор после удаления истекшего договора
- договоры;
- акты;
- приложения;
- NDA (соглашение о неразглашении);
- дополнительные соглашения.
Договоры и другие документы на платформе создаются массово или по одному на основе шаблонов.
В качестве шаблонов могут использоваться формы, рекомендуемые Консоль, или шаблоны документов компании-клиента. Если вы планируете создавать документы на платформе на основе своих шаблонов, необходимо направить их сотруднику поддержки Консоль или своему инженеру.
Создать документ можно 2 способами:
Реестр — это специальный файл, содержащий в себе информацию об исполнителях, которую необходимо передать в тело договора или документа. Основой реестра может стать как шаблон документа от Консоль, так и тот шаблон, который вы используете обычно. Реестры для создания договоров и документов отличаются друг от друга. Подготовкой реестра для клиентов занимается сотрудник поддержки Консоль или менеджер, сопровождающий проект.
При создании документов на основе реестра все переменные значения, такие как ФИО исполнителя, дата договора, срок договора и т.п., будут заполняться автоматически, что делает этот способ создания документов наиболее удобным.
Вариант создания документов из pdf-файла используется реже.
Стоит понимать, что это загрузка на платформу уже готового документа. Все реквизиты и условия уже должны быть прописаны, так как "подтянуть" какие-либо значения из данных системы не получится.
Загруженный на платформу pdf-документ обе стороны могут подписать простой электронной подписью.
Чтобы создать договор из заранее подготовленного файла, нужно:
- Открыть карточку исполнителя.
- На вкладке «Договоры и документы» нажать кнопку «Создать договор», перейти на вкладку «Загрузить из файла».
- Выбрать и загрузить pdf-файл с договором (другие форматы файлов не поддерживаются). Указать название, номер и дату договора.
- Если этот договор ранее подписывали с исполнителем на бумаге, надо отметить пункт «Договор уже подписан» — тогда его не нужно будет подписывать демо кодом.
- Если договор только предстоит подписать, то пункт «Договор уже подписан» надо пропустить и нажать кнопку «Создать», после чего подписать договор.
Массовое создание документов может потребоваться в случае, когда исполнители уже заведены на платформу и со всеми, или с определённым сегментом, нужно подписать новый документ, например, дополнительное соглашение или новый договор.
Массовое создание в происходит с использованием реестров — excel файлов установленного образца, которые для компании готовит сотрудник поддержки или менеджер, сопровождающий проект.
Чтобы загрузить договор или документ сразу для нескольких исполнителей, нужно:
- Перейти на вкладку «Договоры и документы» → нажать кнопку «Загрузить из файла» → выбрать подготовленный сотрудником Консоль.Про excel-файл с реестром;
- На основании данных из реестра будет заполнен шаблон документа и создан новый договор/документ;
- После загрузки реестра нужно выделить необходимые документы;
- Исполнителям придет уведомление о необходимости подписать новый документ в личном кабинете.
Единичное создание может потребоваться, когда нужно заменить договор или создать новый документ только для одного исполнителя.
Единичное создание документов происходит через карточку исполнителя, которому предстоит подписать данный документ.
Для создания документа нужно:
- Открыть карточку исполнителя.
- На вкладке «Договоры и документы» нажать кнопку «Создать договор».
- Выбрать шаблон договора из списка, заполнить дату договора и нажать кнопку «Создать».
- Если в шаблоне договора настроены дополнительные поля, их нужно будет заполнить.
- Договор создан — осталось подписать его демо кодом, который вы получили от вашего менеджера.
На вкладке «Договоры и документы» нажмите кнопку «Создать договор». Выберите шаблон договора, если их несколько, и нажмите кнопку «Создать». Если в вашем шаблоне договора настроены дополнительные поля — их тоже нужно будет заполнить. Договор создан — подпишите его демо кодом, который вы получили от вашего менеджера.
