Как компаниям работать с самозанятыми

• Когда стоит прибегать к работе с самозанятыми
• Кто такой самозанятый для вашей компании
• Какие прописать положения в договоре, чтобы обезопасить компанию
• Когда самозанятый не просто подрядчик: выявляем проблемные места заранее заранее
• Риски при признании договора с самозанятым трудовым
• Как упростить работу с самозанятыми

Когда стоит прибегать к работе с самозанятыми

Самозанятые идеально подходят для двух типов задач:

• Разовый проект — например, подготовка договора, создание сайта, написание текста для лэндинга, проведение фотосессии, запуск таргетированной рекламы.
• Регулярные задачи с четко определенными результатами — например, консультирование сотрудников/клиентов заказчика в области своей компетенции, написание 10 статей в блог каждый месяц, ежедневная уборка офиса, формирование бухгалтерской отчетности.

Если важен не результат работ, а процесс, то таких людей нужно нанимать по трудовому договору. Например, продавцов, офис-менеджеров или менеджеров по продажам.

Работать только с подрядчиками-самозанятыми, удобно, если вы открываете рекламное агентство или студию веб-разработки, где в основном проектные четкие задачи. Чтобы решать их точечно, можно обойтись без постоянных сотрудников и офиса.

В других бизнес-сферах удобно комбинировать найм штатных сотрудников и привлечение подрядчиков. Например, нанять в штат менеджеров и продавцов, а бухгалтера, разработчика, дизайнера — привлечь по договору оказания услуг.

Кто такой самозанятый для вашей компании

Это исполнитель/подрядчик, такой же как юридические лица и ИП, с которыми вы работаете по ГПХ. Такие лица автономны в принятии решений, выходящих за рамки заключённого сторонами договора.

Например, они сами решают в какое время или день недели работать, какими инструментами пользоваться, а также самостоятельно несут расходы связанные с выполнением работ. Такие лица не обязаны подчиняться принятым в компании правилам трудового распорядка или проходить инструктажи.

Ограничения по времени оказания услуг быть прописаны в гражданско-правовом договоре только если объективно являются важными условиями такого договора. Например, услуги технической поддержки оказываются в рабочее для компании-клиента время.

Подрядчик-самозанятый может оказывать услуги нескольким заказчикам.

Какие прописать положения в договоре, чтобы обезопасить компанию

• Указать статус самозанятого, чтобы было понятно, что налоги самозанятый исполнитель платит за себя сам и компания не должна этого делать.

Например: Исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход».

• Добавить пункт об ответственности за непредоставление чека — можно назначать любые соразмерные проступку штрафы т.к. отсутствие чека грозит компании доначислениями и штрафами от налоговой.

Например: ◦ Исполнитель обязуется сформировать и предоставить Заказчику чек на каждую выплаченную ему Заказчиком сумму в рамках настоящего Договора, в течение 3 (трех) рабочих дней после осуществленной оплаты.

◦ В случае невыдачи чека, указанного в пункте 2 настоящего Договора, Исполнитель обязуется выплатить Заказчику штраф в размере 30% от каждой суммы, на которую не был выдан чек, в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня истечения срока для выдачи чека.

• Обязанность сообщать об утрате статуса самозанятого — так вы сможете провести выплаты по закону — с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов или можете отказаться от дальнейшего сотрудничества до того, как самозанятый выполнил работу/оказал услугу. Также можно обязать возместить компании убытки, которые могут возникнуть.

Например: ◦ В случае снятия Исполнителя с учёта в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется незамедлительно уведомить Заказчика письменно в течение 1 (одного) дня со дня снятия с учёта по электронной почте. ◦ В случае снятия Исполнителя с учёта в качестве плательщика налога на профессиональный доход. Заказчик имеет право расторгнуть Договор в одностороннем порядке с уведомлением Исполнителя в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты получения уведомления от Исполнителя. ◦ В случае несоблюдения Исполнителем обязанности уведомить Заказчика об утрате статуса плательщика налога на профессиональный доход, Исполнитель обязуется незамедлительно возместить причинённые Заказчику таким нарушением убытки в полном объёме на основании полученной претензии.

Когда самозанятый не просто подрядчик: выявляем проблемные места заранее

В вашей компании проблемы, если самозанятые:

• Именуются сотрудниками/удалёнными сотрудниками;
• Принимают участие в непрерывном технологическом процессе компании, их работа не имеет конкретной цели;
• В договорах и переписке именуются также как должности у ваших штатных сотрудников: «менеджер по продажам», «коммерческий директор» и проч.;
• Подписывают должностные инструкции, положения, договоры о полной материальной ответственности;
• Контролируются компанией: компания следит за выполнением задач, корректирует их по ходу работы без подписания дополнительных соглашений.
• Самозанятый имеет руководителя и/или подчинённых;
• Получают компьютеры, ключи доступа в офис компании;
• Числятся в списках на пропуск для охраны;
• Имеют постоянное рабочее место на территории компании;
• Числятся в табеле учёта рабочего времени;
• Получают аванс и зарплату регулярно — дважды в месяц, как штатные сотрудники;
• Получают премии;
• Ездят в командировки за счёт компании с выплатой командировочных;
• Согласовывают отпуска, получают материальную помощь, выплаты по больничным листам и иные компенсации.

Все вышеперечисленные признаки характеризуют ваши правоотношения с самозанятым как трудовые. Даже если вы обнаружили один признак, нужно принять меры для его исправления. Например, изменить внутренние положения, обучить сотрудников работе с самозанятыми, построить отношения с самозанятыми как с иными типами подрядчиков: ИП или юридическим лицом. Если внутри компании вы сможете выстроить такое понимание, успех обеспечен.

Риски при признании договора с самозанятым трудовым

В соответствии с пунктом 4 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации возможно наложение административного взыскания за уклонение от оформления или неправильное оформление трудового договора, а также заключение гражданско-правового договора, который фактически регулирует трудовые отношения между работодателем и работником.

Компанию могут оштрафовать: как организацию – на сумму от 50 до 100 тысяч рублей, как должностное лицо – на сумму от 10 до 20 тысяч рублей.

Налоговый орган также может доначислить налоги и страховые взносы, которые не выплачивались на протяжении всего периода взаимодействия по переквалифицированному договору с самозанятым. Причем не с момента, когда произошла переквалификация, а с даты заключения договора. А если сумма неуплаченных налогов и сборов окажется крупной, то может встать вопрос и об уголовной ответственности.

Кроме того, самозанятый, договор с которым переквалифицировали в трудовой, имеет право обратиться к компании со своими финансовыми требованиями – об оплате больничных, отпусков и перечислении прочих выплат, на которые он имел право, как сотрудник, но не получал, так как с ним был заключен гражданско-правовой договор.

Как упростить работу с самозанятыми

Упростить работу с самозанятыми поможет Консоль.Про.

Сервис самостоятельно производит проверку статуса самозанятого, как в начале взаимоотношений, так в ходе взаимодействия, минимизируя для компании риск остаться без уведомления об утере самозанятым статуса.

Кроме того, cервис позволяет заключать договоры, подписывать задания и закрывающие документы, а также производить оплату по договорам и получать от самозанятых чеки.

Для самозанятых есть удобный личный кабинет, в котором можно отслеживать процесс исполнения сделки. Самозанятый может самостоятельно составить акт об оказанных услугах, уведомив компанию о выполнении задания. После подписания компанией акта, денежные средства перечисляются исполнителю автоматически.