Создание договоров и документов на платформе

• Обзор раздела «Договоры и документы»
• Способы создания договоров и документов
• Создание документов на основе реестра
• Создание документов из pdf-файла
• Массовое создание через раздел «Договоры и документы»
• Единичное создание договора/документа
• Как создать новый договор после удаления истекшего

В разделе «Договоры и документы» можно загрузить для всех исполнителей новый договор или другой документ, созданный по шаблону, а также увидеть все документы, которые уже подписаны.. В Консоль.Про можно создавать и подписывать следующие документы:

• договоры;
• акты;
• приложения;
• NDA (соглашение о неразглашении);
• дополнительные соглашения.

Способы создания договоров и документов

Договоры и документы можно создавать массово на основе реестра, единично на основе шаблона и загружать из pdf-файла.

В качестве шаблонов могут быть использованы формы, рекомендуемые Консоль, или шаблоны документов вашей компании.

Если вы планируете создавать документы на основе своих шаблонов — направьте их менеджеру поддержки или своему инженеру.

Далее подробнее рассмотрим каждый способ создания документов:

Создание документов на основе реестра

Реестр это специальный файл, с информацией об исполнителях, которую нужно передать в тело договора/документа. Реестры для создания договоров и документов отличаются друг от друга. Подготовкой реестра для клиентов занимается менеджер поддержки или инженер, сопровождающий проект.

При создании документов на основе реестра все переменные значения, такие как: ФИО исполнителя, дата договора, срок договора и т.п., будут заполняться автоматически, что делает этот способ создания документов наиболее удобным.

Создание документов из pdf-файла

Этот способ используется реже, так как предполагает загрузку на платформу готового документа. Все реквизиты и условия уже должны быть прописаны, подтянуть какие-либо значения из данных системы не получится.

Загруженный на платформу документ обе стороны могут подписать простой электронной подписью. Также можно загрузить уже подписанный живой подписью документ и хранить его на платформе. Как создать договор из pdf-файла:

• Откройте карточку исполнителя на вкладке «Исполнители»;
• Откройте вкладку «Договоры и документы» → нажмите кнопку «Создать договор»;

• Перейдите на вкладку «Загрузить из файла»;

• Выберите с устройства и загрузите pdf-файл договора (другие форматы не поддерживаются);

• Заполните название, номер, дату и дату окончания договора;

• Если этот договор был подписан с исполнителем на бумаге — поставьте галочку в поле «Договор уже подписан». Тогда его не нужно будет подписывать кодом из смс.

• Если договор предстоит подписать — нажмите кнопку «Создать» и подпишите его кодом из смс.

Массовое создание через раздел «Договоры и документы»

Массовое создание происходит с использованием реестров — excel файлов установленного образца, которые для компании готовит сотрудник поддержки или инженер, сопровождающий проект.

Чтобы загрузить договор/документ для нескольких исполнителей, нужно:

• Перейти на вкладку «Договоры и документы» → нажать кнопку «Загрузить из файла» → выбрать excel-файл с заполненным реестром;

• На основании данных из реестра будет заполнен шаблон документа и создан новый договор/документ;
• После загрузки реестра нужно выделить необходимые документы;
• Исполнители получат уведомление о необходимости подписать документ в личном кабинете.

Единичное создание договора/документа

Этот способ удобен, если нужно заменить договор/создать новый документ только для одного исполнителя.

Для создания документа:

• Откройте карточку исполнителя, которому предстоит подписать документ;
• Откройте вкладку «Договоры и документы» и нажмите кнопку «Создать договор»;

• На вкладке «Создать из шаблона» выберите шаблон договора, если их несколько → заполните дату договора → если в шаблоне договора настроены дополнительные поля, их нужно будет заполнить;

• Нажмите «Создать» → подпишите договор кодом из смс.

Если у исполнителя истек срок действия договора, создать новый взамен истекшего можно аналогичным способом.