Как работать с заданиями

💡 Статья для компаний на продукте Консоль.HRM. Задания предлагаются выбранным исполнителям: задание не публикуется на общей бирже и не ищет исполнителя со стороны.

Задание — это поручение исполнителю: что сделать, в каком объёме, за какую цену и в какой срок. По выполненному заданию формируется акт.

Один исполнитель — одно задание.

Для работы по заданиям с исполнителем должен быть подписан договор или доп. соглашение, в котором указано, что услуги оказываются по заданиям в системе Консоль.Про.

💡 В Консоль.HRM работа через задания не обязательна: акт можно создать и без задания. Порядок — в разделе Акты.

Путь задания:

Базовый процесс: Черновик → Предложено → В работе → Выполнено → акт

I. Создание задания: Черновик или Предложено

При создании задание можно:

• сохранить как черновик — исполнитель его не увидит;
• сохранить и отправить — задание сразу уйдёт выбранному исполнителю.

II. Предложено и принятие: Предложено, В работе

Исполнитель получает уведомление о предложенном задании и принимает его в личном кабинете.

• Исполнитель принял — задание переходит в «В работе».
• Исполнитель отказался — задание переходит в «Отказался». Создайте новое задание этому же или другому исполнителю.

III. От «Предложено» до «Выполнено»: правки задания и вычеты

Пока задание не ушло в финальные статусы («Выполнено», «Отменено», «Не выполнено»), вы работаете с ним как с живым документом: доступны редактирование полей — в карточке, через реестр или по API.

IV. Завершение и акт

После фактического выполнения внесите итоговые объёмы и суммы, затем:

• «Завершить» — задание переходит в «Выполнено», акт создаётся отдельным действием;
• «Создать акты» — по выполненным заданиям формируются акты.

Статусы заданий

• Черновик — задание создано, исполнитель его не видит. Доступны любые правки и удаление.
• Предложено — задание отправлено. Исполнитель может принять или отказаться. Задание можно отменить.
• В работе — исполнитель принял задание. Правки — только для приведения к фактическому объёму по согласованию с исполнителем.
• Выполнено — вы завершили задание. Редактирование недоступно, дальше формируется акт.
• Отказался — исполнитель отказался от предложенного задания.
• Отменено — вы отменили задание в статусе «Предложено». Принять его исполнитель не сможет.
• Не выполнено — исполнитель взял задание, но работа не выполнена.

💡 В вашем кабинете могут быть подключены дополнительный шаг: «Получен отчёт» (отчёт исполнителя). Если этого статуса нет — у вас базовый процесс: Предложено → В работе → Выполнено. Если отчёты подключены, завершить задание можно только после статуса «Получен отчёт». Чтобы узнать или изменить настройки кабинета, напишите в поддержку.

Как создать задание

Поставить задание можно двумя способами:

• точечно через интерфейс;
• массово при помощи реестра.

Точечное создание через интерфейс

• Проект — не обязательно к заполнению. Если не выбрать, задание не войдёт ни в один проект. Подробнее о проектах.
• Место выполнения — заполнится автоматически из проекта. Если проект не выбран, укажите локацию вручную или оставьте поле пустым.
• Срок выполнения — обязательное поле. Период, в течение которого нужно выполнить задание.
• Время выполнения — не обязательно к заполнению. При необходимости укажите слот в 24-часовом формате: 12:00/21:00.
• Комментарий для исполнителя — не обязательно к заполнению.

💡 Если что-то из обязательных полей не заполнено, кнопка «Сохранить изменения» будет неактивна.

Возможные ошибки:

С исполнителем не подписан договор — система уведомит об этом и не даст создать задание. Добавьте договор в карточке исполнителя и дождитесь подписания.

Срок задания выходит за период действия договора — акт по такому заданию создать не получится. Дата начала задания должна быть не раньше даты подписания договора.

Массовое создание через реестр

• В разделе «Задания» нажмите на три точки справа от кнопки «Создать задание» и выберите «Загрузить реестр заданий».
• Используйте кнопку «Скачать шаблон для загрузки реестра» для получения актуального шаблона из текущего интерфейса.

💡 Важно использовать именно этот процесс получения формы реестра: ранее сохранённые файлы могут быть некорректно сохранены на устройстве или содержать ошибочные данные, влияющие на процесс загрузки.

• Заполните шаблон. Внутри файла есть пример заполнения и инструкция с описанием переменных. Строка = одна услуга: если в задании несколько услуг, каждую вносите с новой строки, а остальные колонки заполняйте один раз напротив идентификатора исполнителя.
• Сохраните файл, нажмите «Загрузить реестр» в Консоли и выберите заполненный файл. Система распознает данные и создаст задания.

После загрузки задания отобразятся в разделе «Задания» со статусом «Черновик». Откройте задание, проверьте работы и сроки, при необходимости внесите изменения и нажмите «Сохранить изменения» — иначе правки не сохранятся.

Как предложить задание исполнителю

• Отметьте задания в статусе «Черновик». Найти их можно фильтром в списке раздела «Задания».
• Нажмите «Отправить».

Статус заданий обновится на «Предложено». Исполнитель получит уведомление и сможет принять задание в личном кабинете.

Отменить или удалить задание

• «Отменить» — доступно для заданий в статусе «Предложено». Статус изменится на «Отменено», исполнитель не сможет принять такое задание. Подробнее — в статье Отменить задание.
• «Удалить» — доступно только для заданий в статусе «Черновик».

Как отредактировать задание

Пока задание не в финальном статусе, его можно править в карточке или массово через реестр. В Консоль HRM доступен полный набор операций: можно добавлять услуги, менять их количество и стоимость — с учётом статуса.

• Черновик — доступны любые изменения, включая состав услуг и исполнителя.
• Предложено — задание отправлено, но не принято. Правки доступны, но исполнитель может принять задание в любой момент, пока вы вносите изменения.
• В работе — задание принято. Через реестр фиксируйте фактический объём по согласованию с исполнителем, а не меняйте условия сделки в одностороннем порядке.
• Выполнено, Отменено, Не выполнено — финальные статусы, редактирование недоступно.

💡 Для массовой правки выбирайте задания в стабильном статусе. В статусе «Предложено» исполнитель может принять задание, пока вы правите реестр, — статус обновится, загрузка вернёт ошибку.

Пошаговый порядок правок в карточке и через реестр — в статье Как отредактировать задания.

Как завершить задание и создать акт

Что сделать в карточке перед завершением:

• Приведите объёмы к фактическим: если количество работ не достигнуто или превышает изначальные показатели, отредактируйте количество и сохраните изменения..
• Если у компании подключены отчёты — дождитесь статуса «Получен отчёт»: без него система не даст завершить задание.
• Отметьте задания и нажмите «Завершить» в верхнем меню. Статус изменится на «Выполнено».
• Отметьте выполненные задания и нажмите «Создать акты» в верхнем меню.

Когда акт сформируется, ссылка на него отобразится в столбце «Акт». Чтобы открыть акт, нажмите на него в строке задания — откроется раздел «Акты».

Дальше акт подписывают обе стороны: вы и исполнитель. Подписывая акт, исполнитель подтверждает, что согласен с итоговым объёмом оказанных услуг.

Внутри выполненного задания хранится печатная форма, которую можно скачать.

Если задание не выполнено

Если исполнитель взял задание, но работа не выполнена, отметьте задание и нажмите «Не выполнено» в верхнем меню.